Posté à 13h00
                Collaboration spéciale de Caroline Rodgers

Penser en termes de collègues distants

Idéalement, une réunion d’accompagnement nécessite l’utilisation d’une caméra, qui filme les participants sur place, et de micros, pour permettre aux collègues distants de les voir clairement et d’entendre leurs interventions. Nous veillons donc à ce que le matériel soit mis en place pour que tout le monde puisse être vu et entendu. « Il faut aussi compter le nombre de collègues à distance pour s’assurer de ne pas les oublier, car c’est le danger de cette formule », explique Nicolas Sève, formateur à l’École des leaders HEC Montréal. Les personnes distantes sont invitées à se connecter au préalable pour effectuer des tests techniques avant de commencer. Si nous n’avons pas de caméra pour filmer la salle, les personnes présentes se connecteront également à leur ordinateur. » En début de réunion, les personnes éloignées sont rappelées sur l’importance de leur participation pour montrer qu’elles n’ont pas été oubliées et sont appelées à prendre la parole lors de la réunion. Nicolas Sève, formateur à l’École des leaders HEC Montréal

Attribuez des responsabilités à plusieurs participants

“C’est bien de répartir les rôles et les responsabilités entre les participants, y compris ceux qui sont connectés, par exemple en désignant quelqu’un comme responsable de l’accompagnement de l’interaction, en plus du modérateur, qui a déjà fort à faire”, précise Nicolas Sève. qui est également co-fondateur et partenaire de C3pH. Un autre participant lira les commentaires dans le chat de l’application de visioconférence, un autre prendra des notes, etc.

Diviser les participants en sous-groupes

Idéalement, les réunions de concert devraient être plus courtes que les autres en raison de leur complexité. Cependant, si la réunion doit durer une heure ou plus, l’utilisation de salles de sous-commission dans votre application de visioconférence est un bon moyen d’accélérer la réunion, de briser la routine et de rester concentré. Il permet également aux collègues distants et à ceux du bureau de discuter en petits groupes et de se concentrer sur un sujet spécifique. Idéalement, nous mettrons les participants à distance en sous-groupes avec les participants en personne, et ils devraient évidemment rejoindre la conférence téléphonique. Nicolas Sève, formateur à l’École des leaders HEC Montréal

Utiliser des outils interactifs

L’utilisation d’outils en ligne est un excellent moyen d’impliquer tout le monde, d’avoir des graphiques accessibles à tous et d’attirer l’attention. Les applications utiles pour les réunions à distance se multiplient sur le marché. “Il y a ceux qu’on appelle des murs interactifs comme Stormboard, Whiteboard, Miro, Jamboard, Mural ou Padlet”, précise Nicolas Sève. Ce sont des tableaux interactifs. Par exemple, Whiteboard est comme un tableau sur lequel n’importe qui peut écrire. Avec Padlet, on peut utiliser des modèles existants pour gagner du temps. D’autres types d’outils permettent d’effectuer des sondages en temps réel, comme Kahoot, Wooclap ou Poll Everywhere, avec diverses fonctionnalités, par exemple des nuages ​​de mots que les gens créent ensemble en temps réel, tandis que leurs collègues peuvent cliquer pour “j’aime” s’ils sont d’accord. »